Masz za zadanie przygotować raport, jednak tradycyjne formy prezentowania danych i wyników badań do Ciebie nie przemawiają? Postaw na prezentację multimedialną, dzięki której w atrakcyjny sposób przedstawisz nawet najbardziej zawiłe informacje. Jak stworzyć raport w formie pokazu slajdów, aby realizował zakładane cele?
Raport w formie prezentacji multimedialnej – dlaczego warto? Podstawowe wskazówki projektowania
Raport w formie prezentacji multimedialnej pozwala w oryginalny, a zarazem przystępny sposób przedstawić wyniki badań lub przeprowadzonych działań. Dodatkowo jest w stanie zachęcić odbiorców do konkretnych zachowań, np. kontynuowania współpracy czy też przesunięcia środków budżetowych na inne cele. Jak go jednak stworzyć? Oto podstawowe wskazówki.
Zadbaj o odpowiedni układ prezentacji multimedialnej
Żeby raport w formie prezentacji multimedialnej spełnił swoje zadanie, trzeba w pierwszej kolejności zadbać o jego odpowiedni układ. W tym przypadku tradycyjna kompozycja raportu (Streszczenie ® Wstęp ® Przedmiot badań ® Cel badań ® Metodologia ® Stan badań ® Wyniki ® Wnioski ® Bibliografia ® Załączniki) się nie sprawdza i należy z niej zrezygnować.
Może ona być bowiem mało klarowna dla odbiorców (zwłaszcza jeśli nie są oni specjalistami w danej dziedzinie) i kładzie nacisk nie na komunikację wyników, lecz uwiarygodnienie badań. Skupia się też na relacji chronologicznej, a nie zachęcie do działania. Co więc należy zrobić, aby prezentacja multimedialna miała bardziej ewaluacyjny charakter?
- Stwórz krótkie streszczenie wykonawcze (executive summary), w którym zawrzesz metodologię badań, kryterium ewaluacji i główną myśl (pytanie badawcze) analizy
- Zbierz najważniejsze wnioski i przenieś je na początek prezentacji multimedialnej
- Dodaj slajd z rekomendacjami
- Dodaj slajd z dobrymi praktykami
Dostosuj treść do grupy odbiorców
Raport w formie prezentacji multimedialnej nie zawsze jest adresowany do specjalistów, którzy w mig zrozumieją, o co chodzi. Dlatego koniecznie dostosuj jego treść do grupy odbiorców. Tam, gdzie to możliwe, odpuść sobie zawiłą terminologię i stosuj prosty, przystępny język. Dzięki temu zyskasz pewność, że odbiorcy Cię zrozumieją.
Jeśli operujesz branżowym słownictwem, skrótami i symbolami, zamiast podawać ich definicję w prezentacji multimedialnej, stwórz dodatkowy dokument, który objaśni zawiłą terminologię, a następnie wydrukuj go w kilku (kilkunastu) kopiach i rozdaj grupie przed przystąpieniem do przedstawiania raportu. Dzięki temu unikniesz pytań o stosowane nazewnictwo, a jednocześnie nie wydłużysz niepotrzebnie prezentacji multimedialnej.
Unikaj ścian tekstu
Raport w formie prezentacji multimedialnej najczęściej zawiera więcej tekstu, niż wynika to z ogólnych zasad projektowania pokazów slajdów. Nie oznacza to jednak, że użyte treści można pozostawić bez formatowania. Niemile widziane są zwłaszcza ściany tekstu. Szybko nużą one odbiorców i dekoncentrują. W efekcie odciągają ich od meritum raportu. Żeby tego uniknąć, możesz zastosować kilka prostych trików. Jakich?
- Podziel tekst na akapity
- Używaj wypunktowań
- Stosuj przyjazne dla oka i mózgu infografiki
- Wykorzystuj zdjęcia, rysunki, wykresy i multimedia
Co więcej, nie umieszczaj w prezentacji multimedialnej szczegółowego opisu metodologii i przedmiotu raportu. Informacje te zamieść w załączniku do wglądu. Dzięki temu skrócisz pokaz slajdów i zadbasz o płynność wystąpienia, a jednocześnie zapewnisz zainteresowanym osobom dostęp do danych.
Raport w formie prezentacji multimedialnej to doskonałe narzędzie do komunikacji zarówno wewnątrz firmy, jak i z klientami i kontrahentami. Żeby jednak spełniał swoją funkcję informacyjną, należy go odpowiednio zaprojektować. Jeśli obawiasz się, że temu nie podołasz, stworzenie prezentacji multimedialnej możesz zlecić specjalistom. Zadbają oni o wszelkie szczegóły, dzięki czemu pokaz slajdów nie tylko będzie klarowny i atrakcyjny pod względem wizualnym, ale również zrealizuje swoje cele.
źródło: TworzeniePrezentacji
